¿Cómo generar el inventario de una empresa?: Guía práctica y herramientas recomendadas

¿Por qué es clave generar un inventario correctamente?

1. Precisión y control: Permite comparar inventario físico con registros digitales, detectando errores, pérdidas o robos.
2. Optimización financiera: Evita exceso de stock y mejora flujo de caja.
3. Cumplimiento legal y contable: En muchos países, las empresas deben realizar inventarios periódicos.

Pasos para generar un inventario eficaz 

1. Preparación

• Define periodicidad (anual, cíclica, mensual).
• Asigna equipo y responsabilidades.
• Establece zonas físicas diferenciadas (materiales recibidos, en tránsito, en almacén).
• Prepara herramientas: etiquetas, códigos de barras, dispositivos de lectura.

2. Registro y clasificación

• Crea fichas para cada SKU con precio, ubicación y unidad de medida.
• Usa técnicas como el Análisis ABC (A: 80% valor; B: 15%; C: 5%) para priorizar controles.
• Aplica modelos como EOQ (cantidad económica de pedido) para optimizar costos.

3. Conteo físico
Puedes optar por:

• Inventario completo, ideal en momentos de baja rotación.
• Conteo cíclico frecuente, especialmente en zonas ABC.
• Realiza el conteo con personal capacitado y herramientas digitales: hojas de cálculo o sistemas SGA/WMS.

4. Conciliación de datos

• Compara datos físicos con registros: ventas, ordenes de compra, producción.
• Investiga las discrepancias: daños, robos, errores de registro.

5. Análisis y decisiones

• Utiliza métricas como nivel de stock, rotación, antigüedad.
• Emplea herramientas de automatización e integración con ERP, CRM o TPV.

6. Optimización continua

• Clasifica según ABC y ajusta niveles mínimos y de seguridad.
• Implementa métodos como JIT o Mapa de Flujo de Valor (Lean) para producción y aprovisionamiento.

Herramientas recomendadas

• Manual/Excel: útil en empresas pequeñas, pero propenso a errores .
• Sistemas SGA/WMS (como Shippingbo, ClickUp): automatización, escaneo, alertas, multi-canal.
• Software ERP: para integración total de operaciones, compras, producción y ventas.

Ness: una solución integral

Ness es una plataforma de monitoreo integral de infraestructuras y activos, ideal para empresas que buscan trazabilidad y control en tiempo real.

• Visión 360° de servidores, sensores, servicios y dispositivos conectados .
• Detección de eventos críticos (errores, caídas, anomalías), integrando alertas inmediatas.
• Permite correlacionar datos operativos con movimientos de inventario físico, vinculando software, hardware y activos.
• Usada en ámbitos con alta dependencia tecnológica, Ness mejora la predictibilidad, detectar fallos y evita pérdidas por errores no detectados a tiempo.

Ventajas de incluir Ness 🌟

•  Gestión centralizada de infraestructura y materiales.
• Alertas automáticas frente a cambios o irregularidades.
• Capacidad de integrar inventarios físicos con monitorización remota.
• Ideal para sectores como TI, manufactura y logística.

Ejemplo de flujo integrando Ness

1. Realizas conteos físicos con la herramienta SGA.
2. Registros se sincronizan con ERP.
3. Ness monitorea infraestructura (sensores, servidores, WMS).
4. Alertas detectan incidencias: refrigeración, caídas, falta de acceso.
5. Accionas preventivamente, evitando pérdidas o interrupciones.
6. El inventario tiene respaldo digital y físico alineado con datos de maquinaria y red.

Conclusión

• Generar un inventario efectivo requiere planificación, métodos adecuados (ABC, EOQ, JIT), y herramientas tecnológicas.
• El control digital evita errores y reduce costos, mientras que el conteo físico asegura confiabilidad.
• Ness, como plataforma de monitoreo integral, complementa el proceso mejorando visibilidad, alertas y respuesta rápida frente a incidentes relacionados con tus activos.

Implementar este flujo contar, monitorear, analizar y actuar te permitirá mantener un inventario preciso, real y alineado con la operación de tu empresa, sin sorpresas, bajas o desabastecimientos.